En Kuorum llevamos más de 10 años ayudando a asociaciones, colegios profesionales, clubes deportivos, cooperativos y otras organizaciones a organizar asambleas híbridas con éxito. Sabemos lo complicado que es organizar este tipo de eventos. Y por eso te traemos algunos consejos que te ayudarán a conseguir mejores resultados con menos esfuerzo.
Diseña un proceso claro y sencillo
La comunicación con tus asambleistas es clave. Muchos de ellos no tienen ni el tiempo ni la motivación para leer toda la información sobre el evento. Así que es importante que sintetices y hagas énfasis en la información más relevante: fecha y lugar de la asamblea, así como las instrucciones relevantes en cada momento.
Debes evitar los correos largos y llenos de terminología legal. Deja todo eso para los documentos adjuntos y elabora mensajes sencillos con una clara llamada a la acción. Al principio puede parece complicado, pero será más sencillo si antes de ponerte a redactar haces un boceto sencillo de todo el proceso hasta el día del evento.
Aunque muchos de nuestros clientes usan terminologías distinas, casi todos tienen un proceso de consta de alguna o todas estas fases:
- Convocatoria inicial: un error frecuente es intentar dar toda la información en la convocatoria inicial. De momento sólo necesitas explicar las fechas de las siguientes etapas y lo necesario para poder confirmar asistencia o delegar tu voto.
- Periodo de confirmación de asistencia, delegación de voto y/o voto anticipado: la clave en esta fase está en contar con una tecnología que te permita centralizar toda esta información en una única plataforma.
- Recordatorio previo al evento: este segundo mensaje se envía en los días previos a la asamblea. Es aquí donde tiene más sentido explicar los detalles del acceso al evento, tanto en presencial como online.
- Control de acceso: éste puede ser uno de los momento más estrensates. Intenta contar con una tecnología que te permita controlar el quórum de manera automática y delegar las funciones de control de acceso presencial en tu equipo.
- Inicio de la asamblea: será muy importante controlar bien los turnos de palabra en sala y en videconferencia. Las opciones "webinar" de las herramientas de videoconferencia más comunes (Zoom, Teams, Chime...) permiten un control óptimo de estas situaciones.
- Votaciones: asegúrate de que la herremienta de votaciones que utilices se integra bien con el sistema de videoconferencia y permite consolidar en tiempo real los resultados online y presenciales de manera automática.
Elige la tecnología adecuada
Uno de los principales retos a la hora de organizar una asamblea híbrida es elegir las tecnologías de votación online y videoconferencia adecuadas. Hay muchas opciones entre las que elegir, cada una con sus ventajas e invoncenientes. Estos son algunos factores a tener en cuenta a la hora de seleccionar las tecnologías adecuadas para una asamblea híbrida:
- Compatibilidad: asegúrate de que las tecnologías de votación online y videoconferencia que elijas sean compatibles con los dispositivos y plataformas que utilizarán los asistentes.
- Seguridad: escoge tecnologías que ofrezcan medidas de seguridad altas para proteger la integridad del proceso de votación.
- Facilidad de uso: las tecnologías que emplees deben ser fáciles de usar para los asistentes, con instrucciones claras e interfaces sencillas.
- Escalabilidad: si esperas un gran número de asistentes para la asamblea híbrida, asegúrate de que es capaz de soportar la carga y ofrecer una experiencia fluida para todos los asistentes.
Prueba y simula antes del gran día
Una buena asamblea híbrida no se improvisa. Una vez seleccionadas las herramientas y definidos los procesos, es fundamental hacer pruebas previas:
- Simula el proceso completo con miembros del equipo o personas ajenas a la organización.
- Comprueba que los enlaces de acceso funcionan correctamente.
- Asegúrate de que los correos llegan a las bandejas de entrada y no al spam.
- Haz pruebas de votación y videoconferencia, incluyendo la apertura de urnas y el cálculo de quórum.
Una simulación realista te ayudará a detectar errores y llegar al día del evento con tranquilidad y control.
Acompaña a los asistentes con un buen soporte
Durante el evento, pueden surgir dudas o incidencias, especialmente entre los asistentes online. Un soporte efectivo puede marcar la diferencia entre una experiencia fluida y una frustrante.
- Prepara una sección de preguntas frecuentes en los correos previos.
- Habilita un canal de soporte (teléfono, WhatsApp o chat) activo durante la asamblea.
- Cuenta con personas de apoyo presencial y remoto bien coordinadas.
La experiencia del votante o asambleísta debe ser fluida, inclusiva y sin fricciones.
Evalúa y mejora tras cada evento
Una vez finalizada la asamblea, no des por terminado el proceso. Haz una evaluación rápida con tu equipo y, si es posible, recopila feedback de los participantes. Pregunta:
- ¿Hubo alguna etapa especialmente confusa?
- ¿Funcionaron bien los accesos y las votaciones?
- ¿Se respetaron los tiempos previstos?
- ¿Qué mejorarías para la próxima asamblea?
Este análisis te permitirá mejorar continuamente y optimizar tus procesos internos.
¿Estás organizando una asamblea híbrida y necesitas ayuda? Contacta con nosotros y cuéntanos tu caso sin compromiso. Estamos aquí para ayudarte.
