Las reuniones online forman parte de nuestro día a día, y asegurarnos de que se desarrollan sin problemas y además sean productivas, puede ser todo un reto. Por eso, te dejamos algunos consejos para ayudarte a planificar una reunión online con éxito.
Pero antes de llegar a eso, repasemos algunos aspectos que tiene que ver con la tecnología
- Recuerda que probar la tecnología que se va a utilizar antes de la reunión es esencial para asegurarte de que todo funciona correctamente y no surjan dificultades técnicas durante la reunión.
- Configura un recordatorio para que todos los asistentes se acuerden de asistir a la reunión.
- Haz que la sesión sea más interactiva apoyándote en herramientas diseñadas para ello. Por ejemplo, una plataforma de votaciones online puede agilizar y dinamizar el proceso de toma de decisiones.
La reunión en sí
- Tómate tu tiempo para planificar y organizar todo lo necesario antes de la reunión.
- Comienza a la hora programada, aunque haya participantes que aún no estén, para respetar el tiempo previsto y evitar que la reunión se alargue.
- Fomenta la participación de los asistentes con algunas preguntas que estimulen el diálogo entre ellos.
- Utiliza recursos visuales que faciliten la comprensión de temas complejos.
- Recuerda que no puedes controlarlo todo, así que sé flexible ante las situaciones inesperadas que puedan surgir durante la reunión.
Una vez finalizada la reunión
- Envía un correo electrónico o un informe a todos los asistentes resumiendo los puntos clave y las decisiones que se hayan acordado durante la reunión.
- Toma nota del feedback de los asistentes para mejorar futuras reuniones ¿Sabías que también puedes usar una plataforma de votación online para esto?
En resumen, aunque gestionar una reunión online pueda parecer complicado, con las herramientas y planteamientos adecuados puedes asegurar su éxito. Más información sobre cómo fomentar la participación y agilizar la toma de decisiones en Kuorum.org
