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Cómo organizar juntas de accionistas online – 7 claves que te harán la vida más sencilla

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En 2020 el confinamiento forzó a muchas empresas a digitalizar sus juntas de accionistas y reuniones societarias de forma precipitada. Para los responsables de Relaciones con Inversores de grandes empresas este cambio implicó, en muchos casos, dolores de cabeza y noches sin dormir. Sin embargo, la tecnología debería suponer un ahorro en tiempo, dinero y esfuerzo para las corporaciones y sus accionistas. Entonces, ¿cuáles son las claves para organizar una junta de accionistas telemática sin contratiempos? En esta publicación te contamos 7 secretos que te harán la vida más sencilla.

1. Planifica con apoyo de profesionales

Las juntas de accionistas son eventos complejos que involucran a muchos actores. Organizadores de eventos, productores de vídeo, empresas de streaming, agencias de comunicación, despachos de abogados, etc. Hasta ahora toda esa maquinaria estaba muy bien engrasada para la organización de juntas presenciales, en las que el voto y la asistencia telemática era un elemento casi anecdótico.

Al verse obligadas a introducir tecnología para un uso masivo en muy poco tiempo, los responsables de estos eventos tuvieron que hacer malabarismos para adaptar procedimientos como el registro de accionistas, las delegaciones de voto o el recuento del quórum. Evidenciando así que la tecnología por sí sola no basta para hacernos la vida más fácil. Sino que es necesario contar con un nuevo perfil profesional entre nuestros proveedores, un prestador de servicios de voto electrónico seguro.

Si se acerca la fecha de tu próxima junta o reunión societaria y aún no lo has hecho, ponte en contacto con un proveedor de voto electrónico con experiencia, que se pueda involucrar en la organización del evento desde el principio. Puede que tu organizador de eventos conozca más de una empresa. Infórmate bien sobre las distintas opciones y encuentra un compañero de viaje que no se limite a poner una plataforma, sino que se involucre en la preparación del evento.

2. Redacta una convocatoria acorde al contexto online

Uno de los errores más frecuentes es pensar que un evento online debe replicar las características de un evento presencial añadiendo un ordenador de por medio. Cuando intentamos trasladar comportamientos del mundo físico al digital de esta manera lo único que generamos es decepción. Seguro que durante la pandemia has tenido esta sensación en numerosas ocasiones.

Diseñar un evento «nativo» digital en un contexto tan regulado como es el de las juntas de accionistas es complicado, pero no es imposible. Tendremos que vender esta idea internamente en la empresa, pero los resultados hablarán por sí solos. Adaptando ligeramente algunos aspectos de la redacción de la convocatoria – sin necesidad de alterar los estatutos y cumpliendo con legislación vigente – podremos hacerle la vida más fácil a nuestros accionistas al tiempo que reducimos nuestros niveles de estrés en momentos clave como el del cálculo del quórum o la presentación de resultados.

3. Cuenta con un censo de accionistas centralizado

La recepción de tarjetas de asistencia y delegaciones de voto es una de las partes más tediosas de la organización de una junta de accionistas. Y la cosa se complica cuando hay diversos canales para la recepción de estos documentos o si existe la opción de delegación con instrucción de voto. Aquí es donde la tecnología se debería convertir en nuestro aliado y no en un enemigo más a las órdenes del Profesor Caos. Contar con un gestor de censo digital intuitivo que nos permita centralizar la información que nos llega por diversas vías y nos informa cuando hay inconsistencias es esencial.

Si tu plataforma de voto electrónico permite el registro online de tus accionistas, ya tienes mucho avanzado. Podrías incluso aprovechar el redactado del artículo 189.3 de la Ley de Sociedades de Capital para recabar de forma anticipada votos a distancia que serán tenidos en cuenta en el cálculo del quórum.

4. Aplica estándares tecnológicos de uso extendido

La tecnología no es un fin sino un medio para alcanzar nuestros objetivos. Tus accionistas tienen edades y niveles de formación muy dispares. Pero todos utilizan su email y su teléfono móvil a diario. Y una gran mayoría está acostumbrada a usar sistemas de videoconferencia como Microsoft Teams, GoToMeeting, Zoom o Jitsi. ¿Por qué complicarles la vida forzándoles a aprender una tecnología nueva? No reinventes la rueda. Asegúrate de que tu proveedor tecnológico – o el de tu organizador de eventos – conoce la realidad de tus accionistas y aplica estándares tecnológicos de uso extendido sin sacrificar seguridad en la identificación y en la gestión de la información.

En este sentido, el IEEE (la asociación mundial de ingenieros dedicada a la normalización) define la interoperabilidad como la habilidad de dos o más sistemas para trabajar conjuntamente sin inconsistencias. Comprueba que tu proveedor tecnológico utiliza un sistema de voto electrónico interoperable, que te permita identificar a tus votantes de acuerdo al Reglamento Europeo de Identificación Electrónica independientemente del sistema de videoconferencia que utilices.

5. Ofrece asistencia telefónica a tus accionistas

No importa lo intuitivos que sean tus procesos, siempre va a haber alguien que necesite apoyo adicional para completarlos. Los departamentos de relaciones con inversores, marketing y comunicación dedican ingentes esfuerzos para convertir a stakeholders en fans de la empresa. Pero todo ese trabajo se puede esfumar en unos segundos si los accionistas se frustran a la hora de inscribirse o participar en nuestra junta. Para evitar esto, es importante contar con un servicio de atención telefónica al accionista desde el que puedan resolver cualquier tipo de incidencia antes y durante la reunión. Un proveedor tecnológico de gama alta te permitirá externalizar este servicio, adaptándose a tu voz de marca y asegurando la máxima calidad en la atención a tus accionistas.

6. Maneja bien los tiempos

Como ya vimos, un evento presencial y uno online se parecen, como decían nuestros abuelos, «lo que un huevo a una castaña». En la versión presencial, tus accionistas hablan entre ellos en los tiempos muertos. Incluso puede que dispongan de un espacio para hacer networking mientras disfrutan de un servicio de catering. Sin embargo, en la versión online pueden estar en cualquier sitio; en su casa, por la calle o incluso en la piscina. Por eso es muy importante manejar bien los tiempos. Habrá que adaptar las presentaciones, diseñar bien los turnos de ruegos y preguntas, y optimizar los tiempos de votación y presentación de resultados.

De nuevo, muchos cometen el error de intentar seguir haciendo las cosas como antaño. Se fijan tiempos de votación demasiado cortos – dejando atrás a los accionistas menos hábiles – o extremadamente largos – a la espera de unos resultados definitivos. Una solución eficaz consiste en visualizar los resultados de la votación online en tiempo real, de manera que el secretario pueda hacer una lectura provisional de los resultados en pocos segundos y proseguir con la junta. De esta manera no se interrumpe la dinámica del evento y no se priva a nadie de la oportunidad de participar a su ritmo.

7. Evalúa, evalúa y evalúa

Lord Kelvin, a quien tanto debemos, dijo: «Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre». Definir, medir y mejorar es un trabajo que muchas veces queda en el olvido tras la resaca del evento. Sin embargo, es muy importante contar con indicadores de calidad que nos permitan medir la satisfacción de los accionistas con la organización de la junta. Si tu junta es telemática tendrás que introducir indicadores relativos a la usabilidad de la tecnología aplicada. Un proveedor tecnológico orientado a la mejora continua será capaz de ayudarte también con esta tarea.

Si necesitas ayuda para organizar una junta de accionistas online al nivel de tu marca, contáctanos y estudiaremos tu caso sin compromiso.

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